Nebenkostenabrechnung prüfen

Die Nebenkostenabrechnung, im Gesetz Abrechnung über die Vorauszahlungen für Betriebskosten, hat feste Regeln: Sie umfasst höchstens ein Jahr, muss innerhalb von zwölf Monaten nach dessen Ende bei Ihnen sein und darf nur Betriebskosten enthalten, deren Umlage Ihr Mietvertrag vereinbart. Für Heizung und Warmwasser kommen die Heizkostenverordnung und das CO2-Kostenaufteilungsgesetz hinzu. Der Prüfer oben geht diese Punkte der Reihe nach durch und nennt zu jedem Befund die Vorschrift.

1. Ist die Abrechnung rechtzeitig gekommen?

Die Abrechnung ist Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: bis Donnerstag, 31. Dezember 2026. Entscheidend ist, wann die Abrechnung bei Ihnen ankommt. Dass der Vermieter sie rechtzeitig zur Post gegeben hat, genügt nicht, und die Post ist dabei seine Erfüllungsgehilfin (BGH, Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08). Kommt die Abrechnung zu spät, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben betrifft das nicht.

Der Prüfer rechnet die zwölf Monate vom letzten Tag des Abrechnungszeitraums an (§ 187 Abs. 1, § 188 Abs. 2 BGB). Rechnet man sie erst ab dem Folgetag, ergibt sich nur in einem Fall ein späterer Tag: Endet der Zeitraum am 28. Februar vor einem Schaltjahr, liefe die Frist bis zum 29. Februar statt bis zum 28. Februar. Ob die Frist dann einen Tag länger läuft, ist nicht entschieden; der Prüfer zeigt diesen Tag deshalb als Grenzfall.

2. Umfasst sie höchstens ein Jahr?

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Ein Jahr ab dem 1. Januar endet am 31. Dezember, im Schaltjahr nach 366 Tagen; ein Jahr ab dem 1. März 2023 endet am 29. Februar 2024 (§ 187 Abs. 2, § 188 Abs. 2 BGB). Reicht der Zeitraum auch nur einen Tag weiter, meldet der Prüfer das.

3. Stehen nur Betriebskosten darin?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 Satz 2 BGB, § 1 Abs. 1 BetrKV). Welche das sind, zählt § 2 BetrKV in 17 Nummern auf, von der Grundsteuer über Wasser, Heizung, Müll und Hausreinigung bis zu den sonstigen Betriebskosten in Nummer 17. Keine Betriebskosten sind:

• Verwaltungskosten, etwa die Gebühr der Hausverwaltung oder die Kosten der Geschäftsführung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
• Instandhaltung und Instandsetzung, also das Beseitigen von Mängeln durch Abnutzung, Alterung und Witterung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
• Kabelfernsehen: Grundgebühren für Breitbandanschlüsse, Nutzungsentgelte für fremde Antennenanlagen und Urheberrechtsgebühren für die Kabelweitersendung gehören nur bis zum 30. Juni 2024 dazu (§ 2 Nr. 15 Buchst. a und b BetrKV).

Eine Vereinbarung, die solche Kosten trotzdem auf Sie umlegt, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Beim Hausmeister gehören Reparaturen und Verwaltungsarbeit nicht zu den umlagefähigen Kosten, und was er reinigt oder im Garten erledigt, darf nicht noch einmal unter Hausreinigung oder Gartenpflege stehen (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Sonstige Betriebskosten nach Nummer 17 zahlen Sie nur, wenn Ihr Mietvertrag ihre Umlage vereinbart.

4. Stimmen Heiz- und Warmwasserkosten?

Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heiz- und der Warmwasserkosten sind nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1 HeizkostenV); mehr als 70 Prozent nur nach Vereinbarung (§ 10). Verstößt die Abrechnung dagegen, haben Sie Kürzungsrechte (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV):

• 15 %, soweit die Kosten entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch abgerechnet werden. Gekürzt wird der gesamte Anteil, der in der Abrechnung für den Posten auf Sie entfällt (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 329/14).
• 3 %, wenn Informationen nach § 6a HeizkostenV fehlen: bei fernablesbaren Zählern die monatliche Verbrauchsinformation (Abs. 1 Nr. 2), für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Dezember 2021 auch Angaben zur Abrechnung wie der Anteil der Energieträger, Steuern und Abgaben, die Kosten für Zähler und Ablesung und ein Vorjahresvergleich als Grafik (Abs. 3).
• 3 %, wenn die Zähler entgegen § 5 Abs. 2 oder 3 HeizkostenV nicht fernablesbar sind: Geräte, die nach dem 1. Dezember 2021 eingebaut wurden, müssen es sein, ältere sind bis zum 31. Dezember 2026 nachzurüsten.

In einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, gehen Vereinbarungen im Mietvertrag der Heizkostenverordnung vor (§ 2 HeizkostenV). Ausnahmen gelten auch für bestimmte Gebäude, etwa mit sehr geringem Heizwärmebedarf (§ 11 HeizkostenV).

5. Sind die CO2-Kosten aufgeteilt?

Wird mit Gas, Öl oder anderen Brennstoffen geheizt oder Wärme geliefert, teilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz die CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter auf. Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2023 muss die Heizkostenabrechnung Ihren Anteil, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3, § 11 Abs. 2 CO2KostAufG); fehlt das, dürfen Sie Ihren Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4). Der Prüfer legt dafür Ihren Anteil an Heizung und Warmwasser laut Heizkostenabrechnung zugrunde; nach einer engen Lesart des Wortlauts („Anteil an den Heizkosten“) wäre es nur der Anteil für die Heizung, und die Kürzung fiele etwas kleiner aus. Ob die Aufteilung stimmt, rechnet der CO2-Kostenaufteilung-Rechner mit Wohnfläche und CO2-Menge aus Ihrer Abrechnung nach.

6. Nachzahlung oder Guthaben

Ihr Ergebnis ist die Summe Ihrer Anteile an allen Positionen abzüglich der Vorauszahlungen, die Sie im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleistet haben. Ist es positiv, verlangt der Vermieter eine Nachzahlung, ist es negativ, bekommen Sie ein Guthaben. Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden die Kosten nach der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB); Ihre Fläche prüfen Sie mit dem Wohnflächen-Rechner.

Rechenbeispiele

Rechenbeispiel 1: Abrechnung für 2025 mit Verwaltergebühr

Eine Wohnung mit 65 m² in einem Haus mit 650 m² Wohnfläche; die Abrechnung für 2025 kommt am Donnerstag, 15. Oktober 2026. Die Kosten werden nach Wohnfläche umgelegt, Ihr Anteil ist 65 / 650:

• Grundsteuer: 3.200,00 € × 65 / 650 = 320,00 €
• Wasser: 2.800,00 € × 65 / 650 = 280,00 €
• Abwasser: 1.900,00 € × 65 / 650 = 190,00 €
• Straßenreinigung und Müll: 2.350,00 € × 65 / 650 = 235,00 €
• Hausreinigung: 1.860,00 € × 65 / 650 = 186,00 €
• Gebäudeversicherung: 2.400,00 € × 65 / 650 = 240,00 €
• Heizung und Warmwasser laut Heizkostenabrechnung: 980,00 €
• Verwaltergebühr: 3.000,00 € × 65 / 650 = 300,00 €

Zusammen sind das 2.731,00 €. Abzüglich 12 × 180 € = 2.160,00 € Vorauszahlungen verlangt der Vermieter 571,00 € Nachzahlung. Die Verwaltergebühr gehört aber zu den Verwaltungskosten und damit nicht zu den Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV): Ohne sie bleiben 271,00 €. Die Abrechnung kam rechtzeitig, die Frist lief bis Donnerstag, 31. Dezember 2026; Einwendungen müssen bis Freitag, 15. Oktober 2027 beim Vermieter sein. Mit diesen Werten ist der Prüfer oben vorbelegt.

Rechenbeispiel 2: Abrechnung zu spät

Dieselben Zahlen, aber für das Jahr 2024, und die Abrechnung kommt erst am Montag, 5. Januar 2026. Die Frist endete am Mittwoch, 31. Dezember 2025. Die Nachforderung von 571,00 € kann der Vermieter nicht mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Hätte die Abrechnung ein Guthaben ergeben, wäre es vom Ausschluss nicht betroffen.

Rechenbeispiel 3: Kürzungen bei den Heizkosten

Weist die Heizkostenabrechnung aus Beispiel 1 die CO2-Kosten nicht aus, dürfen Sie Ihren Anteil von 980,00 € um 3 % kürzen, also um 29,40 € (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Wurden die Heizkosten gar nicht nach Verbrauch verteilt, sind es 15 %, also 147,00 € (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Der Prüfer zeigt solche Kürzungen einzeln an und zieht sie nicht vom Ergebnis ab.

Tabelle: Bis wann muss die Abrechnung da sein?

Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB), gerechnet mit dem Prüfer oben:

Endet die Frist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt § 193 BGB das Fristende auf den nächsten Werktag, wenn eine Willenserklärung abzugeben oder eine Leistung zu bewirken ist. Ob das für die Abrechnung gilt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich; der Prüfer zeigt einen Zugang am nächsten Werktag deshalb als Grenzfall.

Einwendungen und Belegeinsicht

Für Ihre Einwendungen haben Sie zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Kam sie am 15. Oktober 2026, endet Ihre Frist am Freitag, 15. Oktober 2027. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Das gilt grundsätzlich auch für den Einwand, eine Position gehöre gar nicht zu den Betriebskosten, etwa Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten (BGH, Urteil vom 11. Mai 2016, VIII ZR 209/15). Bevor Sie widersprechen, können Sie die Belege einsehen: Seit 1. Januar 2025 regelt § 556 Abs. 4 BGB dieses Recht ausdrücklich, der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen.

Abrechnung prüfen oder Nebenkosten schätzen?

Dieser Prüfer nimmt eine Abrechnung, die Sie bekommen haben, Position für Position auseinander. Wie hoch Ihre Nebenkosten voraussichtlich sind, etwa vor einem Umzug oder zum Vergleich mit Ihren Vorauszahlungen, schätzt der Nebenkosten-Rechner. Was Heizen mit Gas, Öl, Fernwärme oder Wärmepumpe kostet, zeigt der Heizkosten-Rechner.