Bewirtungsbeleg ausfüllen und als PDF speichern

Mit allen Angaben nach § 4 Abs. 5 EStG – für Restaurant, Büro und Catering

Wo fand die Bewirtung statt?

In einer GaststätteRestaurant, Café oder Hotel. Die Rechnung kommt an den Beleg.AnderswoZum Beispiel im Büro mit Catering oder eingekauften Speisen.

Bewirtung

Tag der BewirtungName und Anschrift der Gaststätte (optional)Steht ohnehin auf der Rechnung, hilft aber beim Zuordnen.Rechnungsnummer der Gaststätte (optional)Verweis zwischen Beleg und Rechnung, falls beide getrennt abgelegt werden.Bewirtende Person oder Firma

Teilnehmer

Alle bewirteten Personen mit Namen, auch Sie selbst und eigene Mitarbeiter.

Größere Gruppe, etwa bei einer Betriebsbesichtigung: Zahl und Sammelbezeichnung statt Namen

NameFirma (optional)

Anlass

Anlass der BewirtungKonkret und mit Bezug zum Geschäft, z. B. „Verhandlung Wartungsvertrag 2027 mit der Müller GmbH“. „Arbeitsgespräch“ oder „Infogespräch“ reichen nicht.

Höhe der Aufwendungen

Rechnungsbetrag (brutto)Trinkgeld (optional)Darin enthaltene Umsatzsteuer laut Rechnung (optional)Für die Aufteilung, wenn Sie Vorsteuer abziehen. Speisen haben 7 %, Getränke 19 % – deshalb den Betrag von der Rechnung übernehmen.

Ausstellung

Den Beleg zeitnah ausfüllen und unterschreiben.

Ort (optional)Datum der Ausstellung

Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser; das PDF entsteht auf Ihrem Gerät, an uns wird nichts gesendet.

Vorlage ohne Gewähr – keine Steuerberatung.

Quellen

§ 4 EStG – Gewinnbegriff (Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7)§ 15 UStG – Vorsteuerabzug (Abs. 1a)§ 12 UStG – Steuersätze (Abs. 2 Nr. 15)R 4.10 Abs. 8 und 9 EStR – Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025 H 4.10 (5–9) EStH 2025 – Hinweise mit BFH-Rechtsprechung BMF-Schreiben vom 19.11.2025 – Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen

Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026

Grundlage

§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG, § 15 Abs. 1a UStG, R 4.10 Abs. 8 und 9 EStR mit den Hinweisen H 4.10, BMF-Schreiben vom 19.11.2025.

Berücksichtigt

Bewirtung in der Gaststätte und anderswo, Teilnehmer mit Namen oder als Gruppe, Prüfung zu allgemeiner Anlässe, Trinkgeld, Verweis auf die Rechnung, Aufteilung 70/30 mit voller Vorsteuer.

Nicht berücksichtigt

Bewirtung nur eigener Arbeitnehmer – die ist allgemein betrieblich veranlasst und unbegrenzt abziehbar (R 4.10 Abs. 7 EStR) –, die Angemessenheit der Kosten, Bewirtungen im Ausland, elektronische Signatur und digitale Ablage.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Wer Geschäftspartner zum Essen einlädt, kann 70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe abziehen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Voraussetzung ist ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Fand die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung wird beigefügt. Dieser Nachweis ist der Bewirtungsbeleg, ein Eigenbeleg, den Sie zeitnah erstellen und unterschreiben (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 1). Das Formular oben erzeugt ihn als PDF.

Was muss drinstehen?

Tag und Ort der Bewirtung (bei einer Gaststätte ergeben sie sich aus der Rechnung)
alle Teilnehmer mit Namen, auch Sie selbst und Ihre Mitarbeiter; bei größeren Gruppen die Zahl und eine Sammelbezeichnung (R 4.10 Abs. 9 EStR)
der Anlass mit Bezug zu einem Geschäftsvorgang oder einer Geschäftsbeziehung
die Höhe der Aufwendungen einschließlich Trinkgeld
Ihre Unterschrift

Die Angaben sind Voraussetzung für den Abzug. Sind sie lückenhaft, bleiben die Kosten nicht abziehbar, auch wenn Höhe und Anlass anders nachgewiesen werden (H 4.10 EStH, BFH-Urteil vom 30.01.1986 – IV R 150/85).

70 % abziehbar, Vorsteuer voll

Wer Vorsteuer abzieht, rechnet die 70 % vom Nettoaufwand; die Vorsteuer aus angemessenen Bewirtungskosten bleibt voll abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Beispiel: Rechnung über 150,00 € mit 12,50 € Umsatzsteuer und 15,00 € Trinkgeld: Nettoaufwand 152,50 €, davon 106,75 € abziehbar und 45,75 € nicht. Ohne Vorsteuerabzug, etwa als Kleinunternehmer, ist der Bruttobetrag die Grundlage. Die Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Speisen im Restaurant werden mit 7 %, Getränke mit 19 % besteuert (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG); übernehmen Sie die Umsatzsteuer deshalb von der Rechnung.

Die Rechnung der Gaststätte

Nutzt die Gaststätte eine elektronische Kasse, zählen nur maschinell erstellte und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnungen; erkennbar ist das etwa an der Transaktionsnummer (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13 und 14). Die Leistungen müssen einzeln bezeichnet sein, „Speisen und Getränke“ reicht nicht (Rn. 6). Über 250 € gehört auch Ihr Name als Bewirtender auf die Rechnung (Rn. 12).

Beleg und Rechnung zusammen aufbewahren

Beleg und Rechnung werden grundsätzlich zusammengefügt; ausnahmsweise genügen gegenseitige Hinweise auf beiden, damit sie sich jederzeit zuordnen lassen (R 4.10 Abs. 8 EStR), bei digitaler Ablage ein Verweis auf die Rechnung (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 20). Dafür hat das Formular das Feld für die Rechnungsnummer. Als Buchungsbelege bewahren Sie beides acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO).

⚠️ Typische Fehler & Sonderfälle

Anlass zu allgemein

„Arbeitsgespräch“, „Infogespräch“ oder „Hintergrundgespräch“ reichen nicht (H 4.10 EStH, BFH IV R 81/96). Das Formular weist solche Angaben zurück und verlangt den konkreten Geschäftsbezug.

Sich selbst vergessen

Auch der Gastgeber und seine Mitarbeiter gehören in die Teilnehmerliste (BFH IV R 95/86).

Handschriftliche Restaurantquittung

Bei einer Gaststätte mit elektronischer Kasse führt sie zum vollständigen Ausschluss der Kosten (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13). Lassen Sie sich die Rechnung aus der Kasse geben.

Trinkgeld ohne Nachweis

Steht es nicht auf der Rechnung, lassen Sie es sich vom Empfänger auf der Rechnung quittieren (Rn. 8).

Zu spät oder ohne Unterschrift

Der Eigenbeleg ist zeitnah zu erstellen und zu unterschreiben (Rn. 1). Am besten füllen Sie ihn noch am selben Tag aus.

❓ Häufig gestellte Fragen

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). War die Bewirtung in einer Gaststätte, genügen Anlass und Teilnehmer; die Rechnung wird beigefügt (Satz 3). Den Beleg erstellen Sie zeitnah und unterschreiben ihn selbst (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 1).

Wie viel der Bewirtungskosten kann ich absetzen?

70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG). Die Vorsteuer bleibt dagegen voll abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Beispiel: Rechnung über 150,00 € mit 12,50 € Umsatzsteuer und 15,00 € Trinkgeld: Nettoaufwand 152,50 €, davon 106,75 € abziehbar und 45,75 € nicht.

Muss ich mich selbst als Teilnehmer eintragen?

Ja. Werden mehrere Personen bewirtet, gehören in der Regel die Namen aller Teilnehmer auf den Beleg, auch die des Gastgebers und seiner Arbeitnehmer (H 4.10 EStH, BFH-Urteil vom 25.02.1988 – IV R 95/86). Bei größeren Gruppen, etwa einer Betriebsbesichtigung, genügen die Zahl der Teilnehmer und eine Sammelbezeichnung (R 4.10 Abs. 9 EStR).

Was gehört als Anlass auf den Bewirtungsbeleg?

Ein konkreter Geschäftsbezug: Die Angaben müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen (R 4.10 Abs. 9 Satz 5 EStR). „Arbeitsgespräch“, „Infogespräch“ oder „Hintergrundgespräch“ reichen nicht (H 4.10 EStH, BFH-Urteil vom 15.01.1998 – IV R 81/96).

Wie weise ich das Trinkgeld nach?

Am einfachsten steht es auf der maschinell erstellten Rechnung. Sonst müssen Sie es selbst nachweisen, zum Beispiel indem der Empfänger das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 8).

Reicht eine handschriftliche Quittung des Restaurants?

Nicht, wenn das Restaurant eine elektronische Kasse nutzt: Dann werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Handschriftliche Belege schließen die Bewirtungskosten ganz vom Abzug aus (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13).

Kann ich den Bewirtungsbeleg digital erstellen?

Ja, aber nur mit elektronischer Unterschrift oder Genehmigung, ohne nachträglich undokumentierte Änderungen und mit einem Verweis auf die Rechnung (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 19 bis 22). Das PDF aus dem Formular drucken Sie aus, unterschreiben es und legen es mit der Rechnung ab.