Spendenquittung: Zuwendungs­bestätigung nach amtlichem Muster als PDF

Spenden und – mit Ausnahmen – Mitgliedsbeiträge an steuerbegünstigte Körperschaften kann der Spender als Sonderausgaben abziehen, bis zu 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte (§ 10b Abs. 1 Satz 1 EStG). Voraussetzung ist in der Regel eine Zuwendungsbestätigung, die der Verein nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck ausgestellt hat (§ 50 Abs. 1 EStDV) – umgangssprachlich Spendenquittung oder Spendenbescheinigung; Ausnahmen wie den vereinfachten Nachweis bis 300 € regelt § 50 Abs. 4 bis 6 EStDV. Die verbindlichen Muster stammen aus dem BMF-Schreiben vom 07.11.2013 (BStBl I S. 1333); als ausfüllbare Formulare stehen sie im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. Auf die Bestätigung gehören:

• Bezeichnung und Anschrift der Körperschaft als Aussteller,
• Name und Anschrift des Zuwendenden,
• der Betrag in Ziffern und in Buchstaben und der Tag der Zuwendung,
• bei Geldzuwendungen die Zeile „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“, angekreuzt Ja oder Nein,
• die Steuerbefreiung: Finanzamt, Steuernummer, Datum des Freistellungsbescheids und letzter Veranlagungszeitraum – oder die Feststellung nach § 60a AO,
• die Bestätigung, dass die Zuwendung nur für die begünstigten Zwecke verwendet wird,
• Ort, Datum und Unterschrift sowie die Hinweise zur Haftung und zur steuerlichen Anerkennung.

Wortwahl und Reihenfolge der vorgegebenen Textpassagen sind beizubehalten, Umformulierungen sind unzulässig. Übernommen werden nur die Angaben, die im Einzelfall einschlägig sind, die Hinweise zur Haftung und zur steuerlichen Anerkennung aber immer. Die Bestätigung darf nicht größer als eine DIN-A4-Seite sein; Danksagungen und Werbung sind nur auf der Rückseite zulässig (BMF-Schreiben vom 07.11.2013).

Den Betrag in Buchstaben dürfen Sie auch Ziffer für Ziffer nennen, etwa „eins – drei – zwei – zwei“ für 1.322 Euro; dann sind die Leerräume davor und dahinter zu entwerten, zum Beispiel mit „X“. Das Formular schreibt den Betrag in einem Wort aus: 1.322,00 € wird zu „eintausend­dreihundert­zweiundzwanzig Euro“.

Vereinfachter Nachweis bis 300 €

Übersteigt eine Zuwendung 300 € nicht, genügt dem Spender statt der Zuwendungsbestätigung der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung seiner Bank, etwa der Kontoauszug. Dazu braucht er einen von der Körperschaft hergestellten Beleg, auf dem der steuerbegünstigte Zweck und die Angaben über die Freistellung aufgedruckt sind und angegeben ist, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt (§ 50 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. b EStDV). Aus der Buchungsbestätigung müssen Name und Kontonummer oder ein anderes Identifizierungsmerkmal von Auftraggeber und Empfänger, der Betrag, der Buchungstag und die tatsächliche Durchführung der Zahlung hervorgehen (Satz 2); den Beleg der Körperschaft bewahrt der Spender zusätzlich auf (Satz 3). Wer bar an die Vereinskasse zahlt, hat keinen Bankbeleg und braucht die Zuwendungsbestätigung. Ausstellen dürfen Sie sie auch für kleine Beträge.

Wer Zuwendungsbestätigungen ausstellen darf

Steuerbegünstigte Körperschaften (§ 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG), etwa ein gemeinnütziger Verein, dürfen Zuwendungsbestätigungen nur ausstellen, wenn das Datum des Freistellungsbescheids oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid nicht länger als fünf Jahre zurückliegt – oder, solange keiner dieser Bescheide erteilt wurde, die Feststellung der Satzungsmäßigkeit nach § 60a Abs. 1 AO nicht länger als drei Kalenderjahre. Die Frist ist taggenau zu berechnen (§ 63 Abs. 5 AO). Ist die Frist abgelaufen, darf die Körperschaft keine Zuwendungsbestätigungen mehr ausstellen (AEAO zu § 63 Nr. 3).

Beispiel: Mit einem Freistellungsbescheid vom 15.03.2021 durften Bestätigungen bis zum 15.03.2026 ausgestellt werden, ab dem 16.03.2026 nicht mehr. Das Formular prüft die Frist am Ausstellungsdatum. Bestätigungen für Zeiträume vor Beginn der Steuerbefreiung sind unrichtig und können eine Haftung auslösen (BMF-Schreiben vom 07.11.2013). Unterschreiben kann auch, wer beauftragt ist, Zahlungen entgegenzunehmen (R 10b.1 Abs. 3 Satz 2 EStR).

Seit Januar 2024 ist das Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern online abrufbar (§ 60b AO); es umfasst die Organisationen, die Zuwendungsbestätigungen ausstellen dürfen. Konstitutive Wirkung hat es nicht: Fehlt ein inländischer Verein dort, ändert das nichts an seinem vom Finanzamt festgestellten Status (BZSt). Ausländische Zuwendungsempfänger dürfen dagegen nur ausstellen, wenn sie in das Register aufgenommen sind (§ 50 Abs. 1 Satz 3 EStDV).

Mitgliedsbeiträge: wann sie nicht abziehbar sind

Nicht abziehbar sind Mitgliedsbeiträge an Körperschaften, die den Sport – dazu zählen auch Schach und E-Sport (§ 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 21 AO) –, kulturelle Betätigungen, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen, die Heimatpflege und Heimatkunde oder Zwecke nach § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 23 AO fördern: Tierzucht, Pflanzenzucht, Kleingärtnerei, traditionelles Brauchtum einschließlich Karneval, Fastnacht und Fasching, Soldaten- und Reservistenbetreuung, Amateurfunken, Freifunk, Modellflug und Hundesport. Ebenso, wenn ein Zweck nach § 52 Abs. 2 Satz 2 AO für gemeinnützig erklärt wurde, weil er die Allgemeinheit entsprechend einem dieser Zwecke fördert (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG). Das gilt auch, wenn die Körperschaft solche Zwecke nur neben anderen verfolgt, und ebenso für Umlagen und Aufnahmegebühren (R 10b.1 Abs. 1 Satz 1 EStR). Mitgliedsbeiträge an Körperschaften, die Kunst und Kultur fördern, bleiben abziehbar, auch wenn die Mitglieder Vergünstigungen erhalten – außer bei kulturellen Betätigungen, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen (§ 10b Abs. 1 Satz 7 EStG).

Solche Körperschaften bestätigen ausdrücklich, dass es sich nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt, dessen Abzug ausgeschlossen ist. Das Formular setzt diesen Satz, sobald Sie angeben, dass Ihre Körperschaft einen dieser Zwecke fördert, und lehnt Bestätigungen über Mitgliedsbeiträge dann ab.

Sachspenden

Für Sachzuwendungen gibt es ein eigenes Muster mit genauen Angaben zum Gegenstand, etwa Alter, Zustand und historischer Kaufpreis (BMF-Schreiben vom 07.11.2013). Eine Sache aus dem Betriebsvermögen wird mit dem Wert angesetzt, der bei der Entnahme angesetzt wurde, zuzüglich der Umsatzsteuer auf die Entnahme; eine Sache aus dem Privatvermögen mit dem gemeinen Wert, wenn ihr Verkauf keinen Besteuerungstatbestand erfüllen würde, sonst mit den fortgeführten Anschaffungs- oder Herstellungskosten (§ 10b Abs. 3 Satz 2 bis 4 EStG).

Bei Sachen aus dem Privatvermögen gibt die Körperschaft an, welche Unterlagen sie zur Wertermittlung herangezogen hat, etwa eine Rechnung oder ein Gutachten, und nimmt sie mit der Bestätigung in ihre Buchführung auf (BMF-Schreiben vom 07.11.2013); aus den Aufzeichnungen müssen sich die Grundlagen des bestätigten Werts ergeben (§ 50 Abs. 7 Satz 3 EStDV). Das Formular verlangt dann den Mustersatz „Geeignete Unterlagen, die zur Wertermittlung gedient haben, z. B. Rechnung, Gutachten, liegen vor.“ Nutzungen und Leistungen, etwa unentgeltliche Arbeitszeit, sind keine Zuwendung (§ 10b Abs. 3 Satz 1 EStG).

Verzicht auf Aufwendungsersatz (Aufwandsspende)

Verzichtet ein Mitglied auf die Erstattung von Aufwendungen, etwa von Fahrtkosten, ist das eine Geldspende, kein Mitgliedsbeitrag: Es erhält eine Bestätigung über eine Geldzuwendung, in der „Ja“ angekreuzt ist (BMF-Schreiben vom 25.11.2014, Tz. 5). Abziehbar ist sie nur, wenn der Anspruch durch Vertrag oder Satzung eingeräumt und nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt war (§ 10b Abs. 3 Satz 5 und 6 EStG); nach dem BMF-Schreiben muss das geschehen sein, bevor die Tätigkeit begann (Tz. 2). Für die Ernsthaftigkeit des Anspruchs spricht ein zeitnaher Verzicht: Noch zeitnah ist er bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten, bei regelmäßiger Tätigkeit innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit (Tz. 3 in der Fassung vom 24.08.2016).

Sammelbestätigung

Mehrere Zuwendungen desselben Spenders, etwa die Mitgliedsbeiträge eines Jahres, fassen Sie in einer Sammelbestätigung zusammen. Den Gesamtbetrag schlüsseln Sie in der Anlage in sämtliche Einzelzuwendungen auf, mit Datum, Art (Geldzuwendung oder Mitgliedsbeitrag), Verzicht auf Aufwendungsersatz ja oder nein und Betrag; auf der Anlage darf der Name des Zuwendenden stehen (BMF-Schreiben vom 07.11.2013, Formular 034132). Die Bestätigung erklärt, dass über die enthaltenen Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen ausgestellt wurden und werden.

Haftung bei unrichtigen Bestätigungen

Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht für die bestätigten Zwecke verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer; sie wird mit 30 % des zugewendeten Betrags angesetzt (§ 10b Abs. 4 Satz 2 und 3 EStG). Bei einer unrichtigen Bestätigung über 1.000 € sind das 300 €. Geht es um eine Fehlverwendung, haftet vorrangig die Körperschaft; die für sie handelnden Personen nur, wenn Vollstreckungsmaßnahmen gegen die Körperschaft erfolglos bleiben (Satz 4).

Aufbewahren und elektronisch übermitteln

Die Körperschaft zeichnet die Vereinnahmung der Zuwendung und ihre zweckentsprechende Verwendung auf und bewahrt ein Doppel der Zuwendungsbestätigung auf (§ 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV); das Doppel darf elektronisch gespeichert werden (BMF-Schreiben vom 07.11.2013). Der Spender legt die Bestätigung dem Finanzamt nur auf Verlangen vor und bewahrt sie bis ein Jahr nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung auf (§ 50 Abs. 8 EStDV).

Mit Vollmacht des Spenders und seiner Identifikationsnummer kann die Körperschaft die Bestätigung auch elektronisch an sein Finanzamt übermitteln (§ 50 Abs. 2 EStDV); dann muss sie kein Doppel aufbewahren (§ 50 Abs. 7 Satz 2 EStDV). Ohne eigenhändige Unterschrift reicht eine maschinell erstellte Bestätigung nur, wenn das Verfahren dem Finanzamt angezeigt ist – für Sach- und Aufwandsspenden gar nicht (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Das PDF aus dem Formular drucken Sie deshalb aus und unterschreiben es.

Für Zahlungen, die keine Zuwendung sind, etwa einen Kaufpreis, gibt es die Quittung; Bewirtungen belegt der Bewirtungsbeleg.