Rechnung schreiben: Rechnungs­vorlage mit allen Pflicht­angaben als PDF

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleich wie es heißt (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Schreibt ein Unternehmer mit Umsatzsteuer eine Rechnung über mehr als 250 €, muss sie diese Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG):

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
3. Ausstellungsdatum,
4. fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV),
7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto,
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
9. bei Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück für Privatkunden der Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht.

Eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben. Das Formular oben fragt genau die Angaben ab, die für Ihren Fall nötig sind, und meldet, was fehlt.

Rechenbeispiel mit zwei Steuersätzen

Eine Webdesignerin rechnet 12,5 Stunden zu 80 € netto ab und liefert ein Fachbuch für 29,90 € netto mit. Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz auf das Entgelt dieses Satzes gerechnet:

• 12,5 × 80 € = 1.000,00 €, dazu 19 % Umsatzsteuer = 190,00 €
• Fachbuch 29,90 €, dazu 7 % Umsatzsteuer = 2,093 €, gerundet 2,09 €
• Summe netto 1.029,90 €, Umsatzsteuer 192,09 €, Rechnungsbetrag 1.221,99 €

Bücher sind nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Anlage 2 ermäßigt besteuert. Wie sich Brutto und Netto ineinander umrechnen, zeigt der Mehrwertsteuer-Rechner.

Rechnung als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG); seine Umsätze sind steuerfrei. Auf die Rechnung gehören dann Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Datum, die Leistung und der Betrag in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Weist ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldet er sie nach § 14c Abs. 1 UStG, bis er die Rechnung berichtigt; bei Rechnungen an Endverbraucher entsteht sie nicht (BMF-Schreiben vom 18.03.2025, Rn. 5). Ob Sie unter den Grenzen bleiben, prüft der Kleinunternehmer-Rechner.

Rechnung als Privatperson

Wer kein Unternehmer ist, rechnet ohne Umsatzsteuer ab und braucht keine Steuernummer. Die Pflichtangaben des § 14 UStG gelten nicht; Name, Anschrift, Empfänger, Datum, Leistung und Betrag sollten trotzdem drauf. Eine ausgewiesene Umsatzsteuer wäre unberechtigt und würde geschuldet (§ 14c Abs. 2 UStG). Unternehmer wird, wer eine Tätigkeit nachhaltig zur Erzielung von Einnahmen ausübt (§ 2 Abs. 1 UStG). Einkünfte aus gelegentlichen Leistungen sind einkommensteuerfrei, wenn sie im Kalenderjahr weniger als 256 Euro betragen (§ 22 Nr. 3 Satz 2 EStG).

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Übersteigt der Gesamtbetrag 250 € nicht, genügen Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz (§ 33 UStDV). Für einen schnellen Beleg über eine Barzahlung reicht oft die Quittung.

E-Rechnung: was für ein PDF noch gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG); ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“ (Satz 4). Für Leistungen an andere inländische Unternehmer ist die E-Rechnung grundsätzlich vorgeschrieben (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Es gibt Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Umsätze 2025 und 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF, wenn die Rechnung bis zum 31.12.2026 übermittelt wird.
• Umsätze 2027: ebenso bis zum 31.12.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug.
• Ab 2028: E-Rechnung, außer für Rechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer (§ 33 Satz 4, § 34a Satz 4 UStDV).

Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht. Ein PDF per E-Mail braucht aber auch hier die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG); auf Papier geht es immer.

Zahlungsziel und Verzug

Ohne vereinbarte Frist kann der Gläubiger die Zahlung grundsätzlich sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt der Schuldner in Verzug; bei einem Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Das Formular setzt diesen Hinweis für Privatkunden. Wie viel Verzugszins dann anfällt, berechnet der Verzugszinsen-Rechner; einen Nachlass für schnelle Zahlung der Skonto-Rechner. Bleibt die Zahlung aus, schreiben Sie mit der Vorlage Mahnung schreiben eine Zahlungserinnerung oder Mahnung, auf Wunsch mit Verzugszinsen.