Mahnung schreiben: Zahlungs­erinnerung, Mahnung und letzte Mahnung als PDF

Das Gesetz kennt keine Mahnstufen. Leistet der Schuldner auf eine Mahnung nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, kommt er durch die Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 Satz 1 BGB). Als Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung zur Zahlung; auf die Folgen des Verzugs muss sie nicht hinweisen (BGH, Urteil vom 25. Oktober 2007 – III ZR 91/07). Auch eine freundliche Zahlungserinnerung kann deshalb eine Mahnung sein – aber nur, wenn die Rechnung schon fällig ist.

Die drei Stufen sind eine Gepflogenheit: Die Zahlungserinnerung bleibt freundlich, die Mahnung fordert deutlich zur Zahlung auf, die letzte Mahnung setzt eine letzte Frist und kündigt an, dass danach ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage folgen kann. Das Formular oben schreibt alle drei, jeweils mit Zahlungsfrist.

Wann der Schuldner in Verzug ist

• Mit Zugang einer Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Der Mahnung stehen die Klage und die Zustellung eines Mahnbescheids gleich.
• Ohne Mahnung, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Bestimmt sein muss sie durch Vertrag, Gesetz oder Urteil, in der Regel im Vertrag; ein Zahlungsziel, das der Gläubiger einseitig auf die Rechnung schreibt, genügt nicht (BGH III ZR 91/07).
• Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB), gegenüber einem Verbraucher aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat.

Fällt ein Zahlungstermin oder der letzte Tag einer Frist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, tritt der nächste Werktag an seine Stelle (§ 193 BGB); das Formular rechnet dabei mit den bundesweiten Feiertagen. Eine Zahlungserinnerung vor Ablauf des Zahlungsziels begründet keinen Verzug, und ihre Frist endet nicht vor dem Fälligkeitstag: Vorher kann der Gläubiger die Zahlung im Zweifel nicht verlangen (§ 271 Abs. 2 BGB). Damit ein Privatkunde ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug kommt, setzt die Vorlage Rechnung schreiben den nötigen Hinweis gleich mit auf die Rechnung.

Verzugszinsen und Pauschale von 40 Euro

Während des Verzugs ist eine Geldschuld mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verzinsen (§ 288 Abs. 1 BGB); bei Geschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte (Abs. 2). Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli angepasst (§ 247 BGB); seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 %, davor 1,27 %. Läuft der Verzug über einen Wechsel, rechnet das Formular jeden Abschnitt mit seinem Satz. Zinsen auf Zinsen gibt es nicht (§ 289 Satz 1 BGB). Zinsen für einen beliebigen Zeitraum berechnet auch der Verzugszinsen-Rechner.

Ist der Schuldner kein Verbraucher, steht dem Gläubiger einer Entgeltforderung bei Verzug außerdem eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB), und zwar für jede nicht rechtzeitig bezahlte Rechnung, auch wenn mehrere Rechnungen zusammen geltend gemacht werden (EuGH, Urteil vom 20. Oktober 2022 – C-585/20). Eine feste Mahngebühr sieht das Gesetz dagegen nicht vor: Kosten sind nur als Verzugsschaden zu ersetzen (§ 280 Abs. 1 und 2 BGB), und die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gehören nicht dazu (BGH III ZR 91/07).

Rechenbeispiel: Mahnung mit Zinsen und Pauschale

Eine Agentur mahnt am 16. Oktober 2026 zwei Rechnungen bei einer GmbH an: 2026-031 über 2.380,00 €, fällig am 15. Juni 2026, und 2026-044 über 595,00 €, fällig am 31. Juli 2026. Die Zahlungserinnerung vom 4. August 2026 ist am 6. August zugegangen, als beide Rechnungen schon fällig waren, und hat eine Frist bis Freitag, 14. August 2026, gesetzt; seit dem 15. August ist die GmbH in Verzug. Bis zum 16. Oktober sind das 63 Tage zu 10,52 % (1,52 % plus 9 Prozentpunkte):

• 2.380,00 € × 10,52 % × 63 ÷ 365 = 43,22 € Zinsen
• 595,00 € × 10,52 % × 63 ÷ 365 = 10,80 € Zinsen
• Pauschale 2 × 40,00 € = 80,00 €
• Gesamtbetrag 2.975,00 € + 54,02 € + 80,00 € = 3.109,02 €

Verjährung im Blick behalten

Forderungen aus Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat (§ 199 Abs. 1 BGB): Eine Rechnung, die 2023 fällig war, verjährt in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie zum Beispiel durch die Zustellung eines Mahnbescheids oder eine Klage (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB); nach Eintritt der Verjährung darf der Schuldner die Zahlung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB).

Nach der letzten Mahnung: der Mahnbescheid

Zahlt der Schuldner nicht, können Sie beim Amtsgericht einen Mahnbescheid beantragen (§§ 688, 689 ZPO). Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung besteht; der Schuldner hat zwei Wochen ab Zustellung, um zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 und 3 ZPO). Widerspricht er nicht rechtzeitig, erlässt das Gericht auf Antrag einen Vollstreckungsbescheid (§ 699 Abs. 1 ZPO). Welche Gerichtskosten dafür anfallen, zeigt der Mahnbescheid-Kosten-Rechner.